Privacy Policy of Kanebo Cosmetics Malaysia

We, Kanebo Cosmetics Malaysia Sdn. Bhd. (“Kanebo Cosmetics Malaysia”, “us” or “we”), use and process personal information collected from or provided by our consumers, business partners and all parties who have dealings with us (collectively, “Customers”) for various purposes, including the development and promotion of better products and services to satisfy Customers. The term “personal information” shall have the same meaning as “personal data” prescribed in the Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”) which includes names, e-mail addresses, postal addresses, birthdates, telephone numbers, identity card numbers and other information that can identify Customers. The terms “use” and “process” shall have the same meaning as “processing” prescribed in PDPA which means, among others, collect, record, hold, store, etc. Kanebo Cosmetics Malaysia recognizes that properly managing and protecting personal information is an important responsibility, and is necessary for preserving the trust of Customers who provide their personal information to us. To fulfil this responsibility, Kanebo Cosmetics Malaysia complies with all laws and regulations concerning protection of personal information (“Personal Information Protection Laws”), and work to properly manage and protect personal information in accordance with this Policy.

1. Use of Personal Information

Kanebo Cosmetics Malaysia will use Customers’ personal information only for the purposes disclosed to Customers at the time such information is collected and for the purposes as stated in this Policy (the “Scope of Use”), and will not use the information for any other purpose unless consent of Customers has been obtained or where it is permitted or required by law.
Subject to the relevant laws, Kanebo Cosmetics Malaysia may use Customers’ personal information for the following purposes:-

(a) development and promotion of better products and services to satisfy Customers;
(b) to enable it to discharge its duties and obligations under any applicable laws, including anti-money laundering laws and regulations;
(c) to enable it to discharge its contractual obligations;
(d) to provide Customers with information on Kanebo Cosmetics Malaysia’s products and services;
(e) to maintain and update Customers’ records; and
(f) for any other purposes that is incidental or ancillary or in furtherance to the above purposes.

Customers’ personal information may be transferred to a place outside Malaysia.

Customers’ personal information is collected from various sources, including information provided by Customers or someone acting on Customers’ behalf, information from third parties or information in the public domain.

Customers are required to provide the personal information as required to be processed by or on behalf of Kanebo Cosmetics Malaysia as described above. If Customers do not agree to provide such personal information to Kanebo Cosmetics Malaysia in accordance with this Policy, Kanebo Cosmetics Malaysia will not be able to comply with any of its contractual obligations owing to Customers and in addition, Kanebo Cosmetics Malaysia will not be able to effectively render its services to Customers, if at all.

2. Proper Management and Protection of Personal Information

Kanebo Cosmetics Malaysia has implemented the following measures to properly manage and protect Customers’ personal information:

Establishment of an organization to promote and ensure protection of all personal information held by Kanebo Cosmetics Malaysia as a whole, and appointment of personal information controllers in each Kao Group Company and each division that handles personal information;
Establishment of internal company rules based on Personal Information Protection Laws and guidelines issued by the relevant authority concerning the handling of personal information;
Education of employees and others concerned to ensure that they understand the importance of personal information protection and are thoroughly familiar with all relevant rules and guidelines;
Establishment of a personal information management register and enforcement of appropriate restrictions on access to personal information; and
Implementation of appropriate and reasonable security measures to prevent unauthorized access to, or leakage, destruction or alteration of, personal information.

3. Provision and Disclosure to Third Parties

Kanebo Cosmetics Malaysia will not provide or disclose Customers’ personal information to third parties except in the following cases:

Prior consent has been obtained from the Customer whose personal information is to be disclosed;
Disclosure is required or permitted by law or by the order of a court;
The information is provided or disclosed to a service provider (including
its officers, employees and agents) in compliance with the Scope of Use (please
see Article 4 below);
In cases of shared use among an affiliate; and
The personal information is provided in connection with business succession due to merger, spin-off or otherwise.

Notwithstanding the above and subject to relevant laws, Kanebo Cosmetics Malaysia may disclose Customers’ personal information to:-

(a) the subsidiaries, holding companies, related corporations or associates (the term “related corporations” is as defined in the Companies Act 2016) of Kanebo Cosmetics Malaysia whether present or future;
(b) Malaysian governmental or regulatory authorities or the relevant foreign governmental or regulatory authorities;
(c) Bank Negara Malaysia and any other authority as may be required by any of them from time to time; and/or
(d) any other persons which Kanebo Cosmetics Malaysia may think fit;

notwithstanding that any such persons may be outside Malaysia, for any of the above purposes or any other purpose for which Customers’ personal information was disclosed at the time of its collection.

4. Control of Service Providers

Kanebo Cosmetics Malaysia occasionally consigns the handling of personal information to outside service providers. Only service providers who have been confirmed to have the capability of properly handling personal information will be selected. Moreover, Kanebo Cosmetics Malaysia provides and discloses Customers’ personal information to such service providers strictly in compliance with the Scope of Use, and requires them, by written contract or similar means, to properly handle personal information, and periodically verify their compliance.

5. Response to Confirmation, Revision and Other Requests Concerning Personal Information

When a Customer requests confirmation, revision (correction, addition or deletion), cessation of use or removal of his/her personal information, Kanebo Cosmetics Malaysia will, upon verifying such Customer’s identity, comply with the request, unless there is a reasonable basis to refuse.

Customers may contact us in writing at the following:-

Contact: Data Privacy Officer
Mailing address: Suite 8.02, Level 8, Menara Access World, No 1, Jalan 19/3, 46300 Petaling Jaya, Selangor
Telephone No.: +603 7954 9171
Fax No.: +603 7954 9172
E-mail address: privacypolicy@kanebocos.com.my

Customers may withdraw their consent to us collecting their personal information at any time as stated above. In the event the withdrawal is complied with, Kanebo Cosmetics Malaysia will not be able to comply with any of its contractual obligations owing to Customers and in addition, Kanebo Cosmetics Malaysia will not be able to effectively render its services to Customers, if at all.

6. Response to Comments and Complaints Concerning Handling of Personal Information

We will make every effort to deal with any comment or complaint concerning our use of Customers' personal information in a prompt and appropriate manner.

Customers may contact us in writing at the contact details provided in Article 5 above.

7. Cookies

Kanebo Cosmetics Malaysia uses cookies on its web pages to improve its website, including enhancing information and services provided and making its website easier to use, and, on some web pages, to authenticate membership for login, customize the service contents or distribute advertising based on browsing history. A cookie is an electronic file that is transmitted from a particular web page to a browser viewing that page, which can be retrieved later to distinguish a user's computer.

Customers can disable or delete cookies in their browser settings. However, this makes certain services, including services requiring login, unavailable to Customers.

8. Consent

By providing their personal information to us, Customers thereby consent to the processing of their personal information in accordance with this Policy.

Customers further thereby confirm that they have obtained the consent from the person(s) whose personal information may be given to us by Customers or identified from the Customers’ personal information which may be processed by us for the purposes stated herein including disclosure to the parties stated herein in this Policy.

9. Review and Improvement of Personal Information Handling

This Policy may be revised from time to time as necessary to reflect our continuing improvement of personal information protection and take into account any changes to Personal Information Protection Laws. Accordingly, this Policy is subject to change without prior notice. Any changes to this Policy will be posted on our web site and, unless Customers contact us in writing (contact details provided in Article 5 above), Customers will be deemed to have accepted the changes. Thus, Customers are encouraged to visit our web site from time to time to ensure that they are aware of our latest policy in relation to personal information protection.

This Policy is issued in both English and Bahasa Malaysia. In the event of any inconsistencies or discrepancies between the English version and the Bahasa Malaysia version, this English version shall prevail.

Polisi Privasi Kanebo Cosmetics Malaysia

Kami, Kanebo Cosmetics Malaysia Sdn. Bhd. (“Kanebo Cosmetics Malaysia”, “kami”), menggunakan dan memproses maklumat peribadi yang diambil dari atau diberi oleh pelanggan, rakan perniagaan dan semua pihak yang berurusan dengan kami (secara keseluruhannya, “Pelanggan”) untuk pelbagai tujuan, termasuk pembangunan dan promosi produk dan servis yang lebih baik untuk kepuasan Pelanggan. Terma “maklumat peribadi” mempunyai makna yang sama dengan “butiran peribadi” seperti yang dicirikan dalam Akta Perlindungan Butiran Peribadi 2010 (“PDPA”) yang termasuk nama, alamat e-mel, alamat surat-menyurat, tarikh lahir, nombor telefon, nombor kad pengenalan dan maklumat lain yang boleh digunakan untuk mengenal pasti Pelanggan. Terma “menggunakan” dan “memproses” mempunyai makna yang sama dengan “pemprosesan” seperti yang dicirikan dalam PDPA yang bermaksud, antara lainnya, mengumpul, merekod, memegang, menyimpan, dll. Kanebo Cosmetics Malaysia sedar yang mengurus dan melindungi maklumat peribadi dengan betul adalah tanggungjawab penting, dan perlu untuk mengekalkan kepercayaan Pelanggan yang memberi maklumat peribadi mereka kepada kami. Untuk memenuhi tanggungjawab ini, Kanebo Cosmetics Malaysia mematuhi semua undang-undang dan peraturan berkaitan perlindungan maklumat peribadi (“Undang-undang Perlindungan Maklumat Peribadi”), dan bekerja untuk mengurus dan melindungi maklumat peribadi dengan betul selaras dengan Polisi ini.

1. Penggunaan Maklumat Peribadi

Kanebo Cosmetics Malaysia akan menggunakan maklumat peribadi Pelanggan hanya untuk tujuan yang dikongsi kepada Pelanggan pada waktu maklumat itu diambil dan untuk tujuan yang dinyatakan dalam Polisi ini (“Skop Penggunaan”), dan tidak akan menggunakan maklumat itu untuk apa-apa tujuan lain melainkan telah mendapat kebenaran dari Pelanggan atau dimana ianya dibenarkan atau diperlukan oleh undang-undang.

Tertakluk kepada undang-undang yang berkenaan, Kanebo Cosmetics Malaysia mungkin akan menggunakan maklumat peribadi Pelanggan untuk tujuan berikut:-

(a) untuk pembangunan dan promosi produk dan servis yang lebih baik untuk kepuasan Pelanggan;
(b) untuk membolehkan ia menjalankan tugas dan tanggungjawabnya dibawah apa-apa undang-undang yang berkaitan, termasuk undang-undang dan peraturan anti pengubahan wang haram;
(c) untuk membolehkan ia menjalankan tanggungjawab kontraknya;
(d) untuk memberi Pelanggan maklumat tentang produk dan servis Kanebo Cosmetics Malaysia;
(e) untuk mengekalkan dan mengemaskini rekod Pelanggan; dan
(f) untuk apa-apa tujuan lain yang berkaitan atau bersampingan atau untuk pelanjutan tujuan-tujuan diatas.

Maklumat peribadi Pelanggan mungkin akan dipindahkan keluar dari Malaysia.

Maklumat peribadi Pelanggan diambil dari pelbagai sumber, termasuk maklumat yang diberi oleh Pelanggan sendiri atau orang lain yang bertindak bagi pihak Pelanggan, maklumat dari pihak ketiga atau maklumat dalam domain awam.

Pelanggan diperlukan untuk memberi maklumat peribadi yang diperlukan untuk diproses oleh atau bagi pihak Kanebo Cosmetics Malaysia seperti yang dicirikan diatas. Jika Pelanggan tidak bersetuju untuk memberi maklumat peribadi tersebut kepada Kanebo Cosmetics Malaysia mengikut Polisi ini, Kanebo Cosmetics Malaysia tidak boleh untuk mematuhi sebarang tanggungjawab kontraknya kepada Pelanggan dan, Kanebo Cosmetics Malaysia tidak boleh memberikan servis yang berkesan kepada Pelanggan.

2. Pengurusan Wajar dan Perlindungan Maklumat Peribadi

Kanebo Cosmetics Malaysia telah mengenakan langkah-langkah berikut untuk mengurus dan melindungi maklumat peribadi Pelanggan dengan betul:

Penubuhan organisasi untuk mempromosi dan memastikan perlindungan semua maklumat peribadi yang dipegang Kanebo Cosmetics Malaysia secara keseluruhannya, dan perlantikan pengawal maklumat peribadi dalam setiap Syarikat Kumpulan Kao dan setiap jabatan yang mengendali maklumat peribadi;
Penubuhan peraturan dalaman syarikat berdasarkan Undang-undang Perlindungan Maklumat Peribadi dan panduan yang dikeluarkan pihak berkuasa berkaitan tentang pengendalian maklumat peribadi;
Mendidik pekerja dan orang lain yang berkenaan untuk memastikan mereka memahami kepentingan perlindungan maklumat peribadi dan benar-benar biasa dengan semua peraturan dan panduan yang berkenaan;
Penubuhan daftar pengurusan maklumat peribadi dan penguatkuasaan sekatan maklumat peribadi yang sesuai; dan
Pelaksanaan langkah keselamatan bersesuaian dan munasabah untuk mengelak akses yang tidak dibenarkan, atau kebocoran, kerosakan atau pengubahsuaian, maklumat peribadi.

3. Peruntukan kepada dan Perkongsian dengan Pihak Ketiga

Kanebo Cosmetics Malaysia tidak akan memberikan atau berkongsi maklumat peribadi Pelanggan kepada pihak ketiga kecuali dalam kes-kes berikut:

Kebenaran telah diberi terlebih dahulu oleh Pelanggan yang maklumat peribadinya akan dikongsi;
Perkongsian maklumat diperlukan atau dibenarkan oleh undang-undang atau dengan arahan mahkamah;
Maklumat yang diberi kepada atau dikongsi dengan pembekal servis (termasuk pegawai, pekerja dan ejennya) mengikut Skop Penggunaan (sila lihat Artikel 4 dibawah);
Dalam kes perkongsian diantara sekutu perniagaan; dan
Maklumat peribadi yang diberikan berkaitan dengan penggantian perniagaan akibat penggabungan, spin-off atau sebaliknya.

Walau apa pun perkara diatas dan tertakluk kepada undang-undang yang berkaitan, Kanebo Cosmetics Malaysia mungkin berkongsi maklumat peribadi Pelanggan kepada:-

(a) anak syarikat, syarikat induk, perbadanan atau sekutu perniagaan yang berkaitan (terma “perbadanan berkaitan” adalah seperti yang didefinisikan dalam Akta Syarikat 2016) Kanebo Cosmetics Malaysia sama ada sekarang atau masa depan;
(b) badan kerajaan atau pihak berkuasa kawal selia Malaysia atau badan kerajaan atau pihak berkuasa kawal selia luar yang berkaitan;
(c) Bank Negara Malaysia dan sebarang pihak berkuasa lain yang mungkin diperlukan dari masa ke semasa; dan/atau
(d) mana-mana pihak yang Kanebo Cosmetics Malaysia anggap sesuai;

walaupun orang itu mungkin berada diluar Malaysia, untuk mana-mana tujuan diatas atau tujuan lain yang mana maklumat peribadi Pelanggan telah diberi pada waktu pengambilannya.

4. Kawalan Pembekal Servis

Kanebo Cosmetics Malaysia kadangkala memberi pengendalian maklumat peribadi kepada pembekal servis dari luar. Hanya pembekal servis yang telah disahkan mempunyai kebolehan mengendali maklumat peribadi dengan betul akan dipilih. Kanebo Cosmetics Malaysia juga memberi dan berkongsi maklumat peribadi Pelanggan kepada pembekal servis tersebut dengan mematuhi Skop Penggunaan, dan memerlukan mereka, dengan kontrak bertulis atau cara yang sepertinya, untuk mengendali maklumat peribadi dengan betul, dan mengesahkan pematuhan mereka secara berkala.

5. Tindak Balas kepada Pengesahan, Semakan Semula dan Permintaan Lain yang Berkaitan Maklumat Peribadi

Apabila Pelanggan meminta pengesahan, semakan semula (pembetulan, penambahan atau pamadaman), pemberhentian penggunaan atau penyingkiran maklumat peribadinya, Kanebo Cosmetics Malaysia akan, setelah mengesahkan identiti Pelanggan tersebut, mematuhi permintaan tersebut, melainkan ada sebab munasabah untuk ditolak.

Pelanggan boleh menghubungi kami dalam bentuk bertulis dengan cara berikut:-

Pekerja Bertanggungjawab: Pegawai Perlindungan Data Peribadi
Alamat surat menyurat: Suite 8.02, Level 8, Menara Access World, No 1, Jalan 19/3, 46300 Petaling Jaya, Selangor
No. Telefon: +603 7954 9171
No. Faksimili: +603 7954 9172
Alamat E-mel: privacypolicy@kanebocos.com.my

Pelanggan boleh menarik balik kebenaran yang diberikan kepada kami untuk mengambil maklumat peribadi mereka pada bila-bila masa seperti yang dinyatakan diatas. Sekiranya penarikan semula kebenaran telah dipatuhi, Kanebo Cosmetics Malaysia tidak boleh untuk mematuhi apa-apa tanggungjawab kontraknya kepada Pelanggan dan, Kanebo Cosmetics Malaysia tidak boleh memberi servis lagi kepada Pelanggan.

6. Tindak Balas kepada Komen dan Aduan Berkenaan Pengendalian Maklumat Peribadi

Kami akan berusaha untuk mengatasi sebarang komen atau aduan yang berkaitan penggunaan maklumat peribadi Pelanggan dengan cara yang pantas dan sesuai.

Pelanggan boleh menghubungi kami dalam bentuk bertulis pada butiran hubungan yang dinyatakan dalam Artikel 5 diatas.

7. Cookies

Kanebo Cosmetics Malaysia menggunakan cookies pada laman webnya untuk menambahbaik laman web, termasuk meningkatkan maklumat dan servis yang diberi dan menjadikan laman web lebih senang untuk diguna, dan, pada sesetengah laman web, untuk mengesahkan keahlian untuk log masuk, menyesuaikan kandungan servis atau mengedarkan pengiklanan berdasarkan sejarah pelayaran. Cookie ialah fail elektronik yang dihantar dari laman web tertentu kepada pelayar yang melayari laman web tersebut, yang boleh didapatkan semula kemudian untuk membezakan komputer pengguna.

Pelanggan boleh melumpuhkan keupayaan atau memadam cookies dalam penetapan pelayar mereka. Walaubagaimanapun, ini akan menyebabkan sesetengah servis, termasuk servis yang memerlukan log masuk, tidak tersedia kepada Pelanggan.

8. Persetujuan

Dengan pemberian maklumat peribadi mereka kepada kami, Pelanggan adalah dengan itu telah memberi persetujuan untuk pemprosesan maklumat peribadi mereka mengikut Polisi ini.

Pelanggan juga mengesahkan yang mereka telah mendapatkan kebenaran dari orang yang maklumat peribadinya telah diberi kepada kami oleh Pelanggan atau dikenalpasti dari maklumat peribadi Pelanggan yang mungkin diproses oleh kami untuk tujuan yang dinyatakan disini termasuklah pendedahan kepada pihak yang dinyatakan didalam Polisi ini.

9. Semakan Semula dan Penambahbaikan Pengendalian Maklumat Peribadi

Polisi ini mungkin akan disemak semula dari masa ke semasa apabila diperlukan untuk mencerminkan penambahbaikan berterusan kami dalam perlindungan maklumat peribadi dan mengambil kira sebarang perubahan dalam Undang-Undang Perlindungan Maklumat Peribadi. Sewajarnya, Polisi ini tertakluk kepada perubahan tanpa notis awal. Sebarang perubahan pada Polisi ini akan dipaparkan di laman web kami, melainkan Pelanggan menghubungi kami dalam bentuk bertulis (butiran hubungan telah diberi dalam Artikel 5 diatas), Pelanggan akan dianggap telah menerima perubahan tersebut. Oleh itu, Pelanggan adalah digalakkan untuk melawat laman web kami dari masa ke semasa untuk memastikan yang mereka sedar akan polisi yang terbaru berkaitan perlindungan maklumat peribadi.

Polisi ini diterbitkan dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Jika terdapat sebarang percanggahan diantara versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris hendaklah digunapakai.